Funktionsumfang

Die folgenden Funktionen werden gemäß Ihren Anforderungen bereitgestellt. Selbstverständlich sind auch Kombinationen möglich. Ist Ihre Funktion nicht dabei? Durch das modulare System sind individuelle Erweiterungen und Anpassungen schnell umgesetzt und implementiert.

Zusammenfassung von Sendungen

docuguide fässt Ihre Sendungen gerne auf Adress-, Kundennummerbasis oder irgendeinem anderen Kriterium zusammen. Bestimmte Dokumententypen können von einer Zusammenfassung selbstverständlich ausgeschlossen werden, sodass z.B. Ihre Mahnungen niemals mit einer Rechnung versendet werden.

Versand von Beilagen

Sie bestimmen, welche Sendung welche Beilage wie oft erhalten soll. Werbliche Beilagen auf Basis eines PLZ-Bereiches, eine Anlage zu jeder Rechnung oder aber ausschließlich wenn dadurch die Portoklasse nicht überschritten wird - Sie bestimmen die Bedingungen, docuguide führt die Anlagensteuerung zuverlässig aus.

Multi-Channel Output

Neben dem klassischen Briefversand, kann docuguide auch E-Mails, Faxe oder SMS versenden. Zusätzlich oder alternativ zur eigentlichen Sendung.

Übertragung mit Bordmitteln

Die Datenbereitstellung erfolgt via virtuellem Drucker, per E-Mail oder per sFTP Upload. Alternative Bereitstellungsmethoden besprechen wir gerne persönlich mit Ihnen.

Vollautomatisierter Versand

Das Webportal bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Korrespondenz jederzeit und von überall zu steuern. Eine Vollautomatisierung Ihrer Versandprozesse kann zu jeder Zeit aktiviert oder deaktiviert werden, einfach drucken drücken :-)

Mandantenreine Verarbeitung

Ihr Unternehmen besteht aus mehreren juristischen Personen? docuguide erkennt den Mandanten und wählt auf dieser Basis z.B. den Briefbogen und erstellt für jede juristische Person eine separate Rechnung - obwohl Sie alle Ihre Sendungen über eine Schnittstelle einliefern.

Rechteverwaltung/Usermanagement

Sie können definieren, welche Mitarbeiter, welche Dokumente sehen, löschen oder freigeben dürfen. Darüber hinaus steuern Sie, welcher Mitarbeiter Anlagen verwalten oder z.B. den Einzelverbindungsnachweis einsehen darf.

Individuelle Sendungen

Physische Beilagen, individuelle Hüllen mit Ihrem Logo, spezielles Papier und der gesammelte Versand von Briefen in einem Paket können ebenfalls über docuguide automatisiert werden.

Aussortieren von Dokumenten

Interne Rechnungen oder Rechnungen mit bestimmten Beträgen (größer oder kleiner als X EUR) können automatisch aussortiert oder per E-Mail weitergeroutet werden.

Versand an zentralregulierte Empfänger

Bei Filialstrukturen ist es oftmals notwendig die Rechnung an eine zentrale Abrechnungsstelle zu senden. docuguide erkennt welche Rechnung an abweichende Empfänger verschickt werden sollen und erstellt automatisch das Deckblatt mit der korrekten Adresse.

Splitting/Dokumententrennung

docuguide kann sowohl Einzeldaten, als auch Stapeldaten verarbeiten. Ihre Druckströme bzw. PDF-streams werden hierbei automatisch getrennt, falls notwendig. Merkmale können sowohl für eine Erste Seite oder eine letzte Seite definiert werden.

Unendliche Anzahl Briefbögen

Sollten Sie derzeit noch auf Briefpapier drucken, wird docuguide in Zukunft den korrekten Briefbogen automatisiert auswählen, auf Basis einer juristischen Person, einer Marke oder eines Versandanlasses.

Unbegrenzte Kostenstellen

Kostenstellen können vollautomatisiert auf Basis des Dokumententyps, des Mitarbeiters oder jeden anderen Kriteriums vergeben werden.

Duplizieren von Dokumenten

Ihre Empfänger erwarten eine bestimmte Anzahl von Duplikaten Ihrer Sendungen? docuguide kann jedes Dokument beliebig oft duplizieren mit mit einem Wasserzeichen oder einem Vermerk versehen. Die Reihenfolge im Umschlag bestimmen Sie.

Recherche Ihrer Sendungen

Jedes Dokument, das Sie über docuguide versenden kann in Sekundenbruchteilen mit jedem vorkommenden Dokumenteninhalt gefunden werden und zwar so, wie es Ihrem Empfänger versendet wurde.

Einzelverbindungsnachweis

Wer hat welches Dokument wann, wie, wohin versendet. Welche Portoklasse, Produktionsart und Zustellweg hat das Dokument erfahren. Diese Informationen stehen Ihnen unbegrenzt und nahezu in Echtzeit zur Verfügung.

Duplexautomatik

Um Porto- und Druckkosten zu sparen, kann definiert werden, ab welcher Anzahl an Seiten eine Sendung automatisch Duplex gedruckt wird. So können bis zu 6 Seiten in einem Standardbrief versendet werden.

Downloads

E-POST Drucker

Download des E-POST docuguide Druckers zur Übertragung von Dokumenten. Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail/SMS.

Produkt- und Preisinformation

Das PDF enthält eine Produktbeschreibung, den Funktionsumfang sowie eine preisliche Indikation zur Anbindung an die E-POST via docuguide.

E-POST Musterumschlag

Hier können Sie sehen, wie ein E-POST Brief nach der Zustellung an seinen Empfänger aussieht.

TeamViewer

Das Tool dient zur Assistierung bei der Druckerinstallation durch einen E-POST/docuguide-Techniker.

dg PDF Compress

Komprimieren Sie Ihre PDF Dateien bevor Sie sie zu uns übertragen